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企業法務チェックリスト

法的リスクの見落としはありませんか?
トラブルは未然に防いで、御社の社会的信用を守りましょう。

人事労務関係

従業員と雇用契約書・労働契約書を締結していない。

 雇用契約書等の作成は法的な義務ではありません。
 しかしながら,使用者は,労働契約の締結に際し,労働者に対して賃金,労働時間その他の労働条件を明示しなければなりませんし(労働基準法第15条),また,従業員との契約内容を明確にし,労働条件等に関するトラブルを未然に防ぐために,きちんと雇用契約書を作成しておくべきです。

就業規則がない。/就業規則はあるが,ここ数年,内容を見直していない。

 常時10人以上の労働者を使用する使用者は,就業規則を作成して,労働基準監督署に届け出なければなりません(労働基準法89条)。
 常時10人未満の労働者を使用する使用者は,就業規則の作成・届出義務はありませんが,会社のルールを明確にし,従業員に周知させるために,就業規則を作成しておいた方が良いでしょう。
 また,法改正等に対応するため,就業規則をアップデートする必要があります。

就業規則の内容を従業員に周知していない。

 使用者には就業規則の周知義務があります(労働基準法106条)。
 また,就業規則が法的規範として拘束力を生ずるためには,その内容の適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続がとられていることが必要であるとされていますので,留意しましょう。

ここ数年の間に,残業代の未払いがあるとして,従業員と争いになったことがある。

 従業員の労働時間を適切に管理・把握しておかないと,従業員から残業代の未払いがあるとして請求されるリスクがあります。

労働基準法上の「管理監督者」に該当するとして,残業代を支給していない従業員がいる。

 事業の種類にかかわらず,監督若しくは管理の地位にあるとされる労働者(管理監督者)には,労働時間等に関する労働基準法の規定が適用されないとされています(労働基準法第41条)。
 この規定に基づいて,管理職に残業代を支給していない会社もありますが,管理監督者に該当するかどうかは,その職務内容,責任と権限,勤務態様等の実態によって判断されており,「管理職=管理監督者」ではありませんので,ご注意ください。

ここ数年の間に,解雇や雇止めについて争いになったことがある。

 解雇・雇止めは,客観的に合理的な理由があり,社会通念上相当であると認められて,はじめて有効となります(労働契約法第16条,第19条)。慎重に対応しないと,解雇や雇止めが無効とされるリスクがありますので,注意しましょう。

従業員のミス,従業員への注意・指導や懲戒処分の内容をきちんと記録していない。

 従業員のミスや注意・指導内容等については,後日,従業員との間で事実関係につき争いが生じないように,きちんと記録しておきましょう。

自社の業務の一部を,個人の自営業者に業務委託している。

 業務委託の実態によっては,個人の自営業者の労働者性が認められ,社会保険等の負担が生じるリスクがあります。

自社の業務の一部を請け負った他社の従業員に対し,直接指示を出している。

 偽装請負とされるリスクがあります。

ここ数年の間に,労災事故が起きた。

 労災事故が発生すると,労災保険で賄いきれない部分は,会社に請求されるリスクがあります。労災が発生しないように職場環境を改善するとともに,保険加入も検討しましょう。

退職直後に自社と競業する事業を立ち上げた元従業員がいる。

 元従業員は「職業選択の自由」や「営業の自由」(日本国憲法第22条第1項)を有しており,退職後にどのような職業に就くかは自由ではありますが,従業員との契約等により,一定の範囲内で,退職後の競業を禁止することも可能になります。

業務執行

取締役会設置会社であるが,3か月に1回以上の頻度で取締役会を開催していない。

 取締役会設置会社は,取締役会を3か月に1回以上,開催しなければならないとされています(会社法第363条2項参照)。

取締役会(ないし株主総会)の承認を経ずに,会社・代表者個人間で契約を締結することがある。

 会社・代表者個人間の契約は「利益相反取引」になる場合があります。利益相反取引については,取締役会等の承認を受けなければならず(会社法第356条),その承認を受けずに行った取引は無効とされます。

取締役会議事録を作成していない。

 取締役会の議事については,議事録を作成しなければなりません(会社法第369条第3項)。

労災,交通事故,製造物責任など,各種リスクに対応する賠償責任保険に加入していない。

 想定外の賠償責任のリスクに備えるため,保険加入をお勧めします。

企業情報

営業上の重要機密情報が持ち出されたり,漏えいしたことがある。

個人情報・顧客情報等に関する管理規程を定めていない。/管理体制が不十分である。

ITにおけるウイルス感染・情報漏洩等の対策が不十分である。

 会社の機密情報が漏えいしてしまうと,会社の信用が落ちたり,多大な損害が発生しますので,社内の規程整備や情報管理システム構築など,各種対策が必要です。

取引先関係

取引先との間で契約書を締結していない。/取引先提示の契約書書式をそのまま利用している。

 契約内容を明確にし,後日のトラブル発生を未然に防ぐため,契約書を作成すべきです。
 なお,取引先が作成した契約書は,取引先に有利な条項(=自己の会社に不利な条項)が含まれている可能性がありますので,契約締結前に念入りにチェックし,修正を求めることも必要です。

ここ数年,自社作成の契約書書式の内容を見直していない。

 法改正等を踏まえて,契約書の内容をアップデートする必要があります。

取引先と契約書を締結しているが,契約内容の解釈について取引先と争いになったことがある。 

 せっかく契約書を作成していても,内容が不明確だと(一義的でないと),トラブルの元になります。

取引先とのやり取りは口頭が多い。 

 後で「言った、言わない」の不毛な争いが生じるリスクがありますので,書面やメールでやり取りにするなどして,証拠化を心がけましょう。

売掛金の支払いが遅れたり,滞納している取引先がある。

 このような取引先と漫然と取引を続けていると,回収不能となるリスクがあります。取引先から担保提供を受けるなど,対策が必要です。

反社会的勢力から不当要求をされたことがある。 

 一旦要求に応じてしまうと,エスカレートするリスクがありますので,不当要求は毅然と断りましょう。

株式関係

株主名簿がない。/長い間株主名簿を更新しておらず,実際の株主が誰なのかよく分からない。 

 株式会社には,株式名簿の作成義務があります(会社法第121条)。株主総会の招集や決議において,現在の株主や持株数を正確に把握し,株主名簿に記載しておく必要があります。

株主総会の招集通知を出していない。/株主総会を開催していない。

 定時株主総会は,毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならないとされています(会社法第296条第1項)。また,株主全員の同意がない限り,法定の期限までに招集通知を発送する必要があります(会社法第299条,会社法第300条参照)。

株主総会議事録を作成していない。

 株主総会の議事については,議事録を作成しなければなりません(会社法第318条第1項)。

事業承継

後継者がいない。/後継者が決まっていない。

 後継者がいないと,会社は存続できません。事業承継は中小企業全体の課題と言えます。

会社が代表者個人やオーナー個人から金銭や不動産などを借りている。

代表者やオーナーの個人資産を把握していない。       

 事業承継時や代表者・オーナーの相続発生時に,いろいろな問題が生じるリスクがあります。代表者・オーナーの生前に,会社との関係において,その個人資産を把握するとともに,整理しておくことをお勧めします。

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